合鍵トラブルを防ぐには？管理会社の鍵管理が変わりつつある理由

先日、仲介した物件の管理会社から届いた、賃貸物件のキーセットには

「開封厳禁。契約者本人が開けてください」

のシールが貼られていました。

スペアは管理会社にも残っておらず、もし鍵を失くせば専門業者に開錠を頼むしかありません。

少し不便に感じる反面、近年は合鍵の悪用事件や内見中のトラブルが報じられており、「そこまでやるの？」ではなく「そこまでやる時代なんだ」と考え直すきっかけになりました。

今回は、私たちのような中小の不動産会社でも無理なく実践できる鍵・内見トラブル対策を、考えてみます。

鍵にまつわる最大のリスクは、第三者による無断複製です。

シリンダー番号が分かれば街中の合鍵ショップでコピーを作ることは難しくなく、

悪意のある担当者や内見客がこっそり複製し、退去後や長期不在時に侵入する──そんな事件が現実に起きています。

そこで最近採られはじめたのが 「開封注意の封筒キー・リレー方式」 です。

管理会社 が物件のオリジナルキーを普通の封筒に入れ、表面に

「ご契約者さま以外は開封禁止」

と大きく明記したうえで仲介会社へ郵送。

仲介会社 は封筒の外観と追跡番号だけを確認し、中身には触れずそのまま契約者へ手渡し（または再配送）。

契約者 が受け取った時点で初めて封を切り、鍵番号や本数を確認する。

特別な封印シールや真空パックではないため、“破ったら一目瞭然”というほど厳重ではありません。

それでも「途中で開けると封筒の折り目やスタンプが変形して分かる」「鍵に誰も触れていないと説明できる」という抑止力と証拠力が得られます。

仲介会社としては鍵の刻印や本数を事前確認できず不便に感じるものの、

“あえて見ない”こと自体がセキュリティ となり、不測のトラブルが起きても

「当社スタッフは物理的に鍵へ触れていない」と示せる――

それがこのシンプルな運用が広まりつつある理由です。

従来は管理会社がスペアを一式保管し、入居前のハウスクリーニングや設備点検を行うたびに鍵を貸し出す仕組みが一般的でした。

しかし、この方法には

●鍵台帳の整備と棚卸、
●金庫の管理コスト、
●貸出・返却時の本人確認、
●移動中の紛失リスク、

という“見えない経費”が山積しています。

体制の小さな会社ほど負担感は大きく、「だったら持たずに済む仕組みを選ぼう」と舵を切るケースが増えているのが実情です。

もちろんスペアを一切残さないことで、紛失時には開錠＋シリンダー交換という大掛かりな対応が必要になります。

管理の手間を減らす代わりに、緊急時のコストや手続きが借主負担になる点は、契約前に必ず説明し合意を得ておくべきポイントです。

「管理会社に電話したら『うちに鍵はありません。開錠業者を手配してください』と言われた」——そんな声を聞くことが増えました。

実際のフローは次のとおりです。

1．借主が管理会社へ紛失連絡。
2．管理会社が提携または近隣の24 時間業者を紹介。
3．現地で本人確認の上、業者が開錠。
4．その場でシリンダー交換または後日交換。
5．出張費・作業費・部材費を借主が精算（深夜帯なら３〜６万円が目安）。

深夜の開錠は高額になりがちで、交換部品の取り寄せに数日かかる場合もあります。

「鍵をなくしたらいくらかかり、どこへ連絡するのか」を事前に紙で渡しておくだけでも、借主の不安は大幅に減ります。

緊急駆け付けサービス付きの家財保険を案内しておくのも有効です。

鍵管理と並んで無視できないのが“内見中の安全”です。

空室は外部から見えにくく、担当者と入居希望者が１対１になる状況が珍しくありません。

過去には案内担当者が空室で入居希望の女性を押し倒した事件や、逆に客を装った男が担当者を襲う事件も報じられています。

私たちが今すぐ実践できる最低限の対策は次の３つです。

●内見は原則２名体制
　どうしても１名しか行けない場合は、オンライン会議ツールを利用し、もう一人がビデオで同席、それが難しければ入退室前後に必ず自社スタッフに電話連絡する。

●現地到着・退室時刻をメール送信
　担当者のスマホから会社と関係者へ、到着時刻・退室時刻を通知する。

●本人確認と名刺交換を必ず玄関外で
　空室に入る前に身分証と連絡先を交換し合うことで、互いの素性を可視化。

これらは高価なシステムを導入しなくても、スマホやSNSだけで実施できます。

“見られている可能性”を作るだけで問題行動は大幅に減ると言われます。

オーナー目線で見ると「トラブルが起きたとき、自分の物件や入居者がどう守られるか」が最重要です。

管理委託契約や重要事項説明書に、次のような条項があるか確認しましょう。

●鍵の貸出履歴を必ず残す（紙でもデジタルでも可）。
●紛失時の費用負担と手配窓口を明文化。
●退去時のシリンダー交換の有無・費用負担を規定。
●内見時の複数体制・録画推奨を盛り込む。

条項がなければ追加覚書で取り決めるだけでも抑止力になります。

オーナーが「そこまで気にしている」と示すことで、管理会社も運用を見直すきっかけになります。

借主ができる最大の自衛は、契約前に“鍵と内見のルール”を質問することです。

●鍵を紛失したら具体的にどう手配し、費用はいくらか。
●内見は単独案内か複数案内か。
●カメラ同席・録画の提案を受け入れてくれるか。

回答が曖昧なら、契約後の対応も曖昧になる可能性が高いと考えて差し支えありません。

仲介会社としては「質問にきちんと答える」「不安要素を書面で残す」だけでも信頼度は大きく変わります。

鍵も、内見も、「事件になる確率」は決して高くありません。

しかし一度起きれば入居者・オーナー・仲介会社すべてが大きな損失を被るのも事実です。

完璧なシステムを一気に導入するのは難しくても、

――鍵に触れた人を記録に残す
――内見時に“もう一人の視線”を加える
――紛失時の手順と費用を事前に共有する

といったシンプルな手順なら、今日からでも着手できます。

私たち自身、まだ課題は山ほどありますが、小さな改善を積み重ねながら「鍵も人も安心できる賃貸管理」を目指していきます。

オーナーの方も入居を検討されている方も、ご不安な点があれば遠慮なくお声がけください。

安全を守る仕組みは、業者とお客様が一緒になって育てていくものだと考えています。

不動産経営に関するご相談がある方や、不動産相続でお困りの方、賃貸物件をお探しの方も、お気軽にワンダーランドにご相談ください。

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